Poste à pourvoir : Adjoint administratif – secrétaire médicale UMGGR                             

Pour le : Poste à pourvoir le 2 mai 2023

Modalités de recrutement :

Personne à contacter : Madame Béatrice MOREAU -  Cadre de santé

Direction : Direction des ressources humaines

Responsable :

Téléphone :   

Courriel : beatrice.moreau@aphp.fr

INTITULE DU POSTE

Adjoint administratif – secrétaire médicale

Spécificité : Poste en mission transversale                                                        

METIER

Adjoint administratif – secrétaire médicale

CODE METIER

Code : 40 L 20

GRADE

Adjoint administratif – secrétaire médicale

ACTIVITES

Accueillir et renseigner les patients, gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient dans le respect de la réglementation professionnelle, du règlement intérieur de l’Assistance Publique-Hôpitaux de Paris (AP-HP) et des droits du patient.

La rigueur est attendue dans la transmission des informations (reporting). Une période d’intégration interne d’un mois, les formations institutionnelles et/ou internes sont requises afin d’être polyvalent sur l’ensemble des missions confiées.

Assurer le secrétariat médical de l’unité des maladies génétiques du globule rouge en lien avec ses collègues.

Missions Permanentes :

• Gestion ORBIS Consultation et hospitalisation ;
• Organisation de réunions ;
• Frappe des courriers administratifs (Direction, Siège, bureau du Personnel Médical, notes de service, compte-rendu de réunion…) ;
• Frappe des courriers médicaux (relations avec les médecins de l’hôpital, médecins de ville, laboratoires, usagers).
• Gestion des plaintes des usagers.
• Frappe des courriers universitaires (relations avec la faculté de médecine, les étudiants, planning des cours dispensés aux étudiants…)
• Gestion des agendas des médecins
• Recensement / enregistrement des données / des informations (frappe de certificats médicaux et administratifs, compte-rendu de réunions …)
• Saisie des données liées à l’activité médicale ; mise à jour et / ou sauvegarde de données, d'informations, de tableaux, codage
• Scanner les documents et courrier générés par Siclopedie pour les mettre sur ORBIS
• Renseigner le datas et minimum de données maladies rares sur ORBIS
• Accueil téléphonique et physique des consultants
• Tris et classements de courriers dans son domaine d’activités, résultats d’examens divers
• Tri des examens complémentaires envoyés par mail et transfert au médecin référent
• Gestion des téléconsultations et de la messagerie

Missions spécifiques

• Protocoles
• Codage des pathologies sur logiciel

QUOTITE DE TRAVAIL

100 %

HORAIRES DE TRAVAIL

        Selon les états statutaires de l’agent : 

• Pour l’agent titulaire de son poste (mouvements internes ou mutations), journée travaillée à hauteur de 7h36 par jour avec une amplitude horaire de : 8h00 à 17h30
• Pour l’agent non titulaire de son poste (contrat à durée déterminée renouvelable selon les évaluations), journée travaillé en 7h30 par jour avec une amplitude horaire de : 8h00 à 17h

Travail réalisé du lundi au vendredi. Repos le week-end et les jours fériés. Les RTT sont planifiés par cycle et sont variables selon les nécessités de service (organisation de travail conjointe avec la secrétaire des Urgences afin d’assurer la continuité des soins, en cas de congés ou d’absence).

• Possibilité de télétravail

Tout travail effectué au-delà des horaires de travail, au regard des besoins (demandes des usagers ou des équipes médicales et/ou encadrantes) fait l’objet du crédit de repos récupérateurs (RR) sur la carte de situation de l’agent.

 Possibilité en fonction des besoins d’être affecté, momentanément, sur d’autres activités du Pôle : Urgences, Médecine Interne, Endocrinologie, Unité de Médecine Gériatrique (site Henri Mondor) ;

GESTION

GESTION DE LA PREVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS

FORMATIONS A LA SECURITE ET A LA SANTE LIEES AU TRAVAIL

 Oui        ¨ Non

Si Oui, précisez

FORMATIONS POUR HABILITATION OU ATTESTATION DE COMPETENCE

 Oui        ¨ Non

Si Oui, précisez

GESTION INDIVIDUELLE DES EXPOSITIONS AUX RISQUES PROFESSIONNELS

Indiquez si les expositions professionnelles à ce poste sont tracées ou non dans le DISERP

 Oui        ¨ Non

SURVEILLANCE MEDICALE

« Selon le calendrier vaccinal en vigueur être à jour des vaccins obligatoires pour les personnels des établissements de santé ».

« Le médecin du travail déterminera les modalités de la surveillance médicale nécessaire sur ce poste, modalités auxquelles le titulaire du poste devra se conformer ».