Votre Rôle : Secrétaire avec des missions RH



Vous intervenez en renfort du secrétaire de la MAS et de l'assistante de pôle sur les missions suivantes :



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Gestion des courriers et des dossiers usagers

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Création et mise à jour administrative du dossier de l'usager
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Rédaction, mise en forme de courriers et comptes rendus médicaux et de réunions (CVS, institutionnelle, équipe, secrétaires, etc.)
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Réception et envoi du courrier
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Suivi des candidatures (notification MDMPH, suivi du tableau des candidats, la liste d'attente)
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Création et mise à jour de la base de données des personnes accueillies

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Accueil physique et téléphonique/Communication

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Accueil des résidents, familles, partenaires, fournisseurs, etc.
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Filtrage et orientation des appels et demandes
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Information à l'équipe pluridisciplinaire des dates de rendez-vous, réunions, rencontres
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Diffusion d'informations aux usagers, familles

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Gestion administrative du service

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Suivi des devis
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Réception et envoi des factures fournisseurs
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Commande de timbres et fournitures de bureaux
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Transmission des éléments de facturation/Activité

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Planification

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Organisation et planification des rendez-vous (usagers, familles, partenaires, équipe et direction de la structure)
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Remplacement temporaire d'autres secrétaires du pôle


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Gestion des dossiers des salariés :

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Récupération des documents administratifs dans le cadre des recrutements
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Gestion courante des dossiers : envoi de courriers divers
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Vérification des coefficients et date pour les contrats
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Elaboration des contrats de travail


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Gestion des rendez-vous de médecine du travail :

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Liste des visites à jour
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Organisation des visites
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Convocation aux visites

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Gestion des diverses demandes d'enquêtes + statistiques 


Département du lieu de travail : 69
Ville : Lyon