Missions générales :
L’assistant(e) de la direction des soins a pour missions principales de :
    - traiter les demandes de remplacement envoyées par l’encadrement
    - assurer la gestion du personnel paramédical remplaçant (intérimaire, vacataire)
    - réaliser des tableaux et présentations analytiques des remplacements

Activités spécifiques :
* Gestion des ressources humaines (en interne) :
     - Valide/modifie les profils agents et compétences sur Hublo
 
* Gestion des ressources humaines (en externe) :
    - Assure le suivi des dossiers de vacataires (création du dossier, compilation des documents administratifs…) jusqu’à l’enregistrement par la direction des ressources humaines
    - Gère le fichier des vacataires (actualisation, mise à jour des disponibilités…)
    - Enregistre les candidatures de vacataires externes dans un fichier spécifique prévu à cet effet
    - Assure le suivi des dossiers des vacataires jusqu’à l’envoi de ces derniers à la direction des ressources humaines
    - Assure l’interface avec les agences de travail temporaire après validation de la demande par le cadre de santé rattaché à la direction des ressources humaines, le Coordonnateur général des soins ou son adjoint
    - Valide/modifie les profils agents et compétences sur Hublo
 
* Gestion des remplacements :
    - Saisit les demandes de remplacement dans le fichier Excel et les publie selon la procédure prévue à cet effet (Hublo , en intérim, etc…)
    - Choisit les remplaçants et les inscrits dans le tableau Excel prévu à cet effet
    - Alerte le cadre de santé rattaché à la direction des soins, le Coordonnateur général des soins
   ou son adjoint en cas de mission non pourvue à J-2
 
* Gestion financière :
     - Signe électroniquement, par délégation du coordonnateur général des soins, les contrats de mise à disposition des intérimaires sur les différentes plateforme
    - Imprime les factures liées à l’intervention d’agents placés en mission de travail temporaire
    - Vérifie l’effectivité du service fait (adéquation entre les Relevés d’Heures (RH) réceptionnés après 
      chaque mission / factures)
    - Met à la signature du directeur des soins les factures
    - Transmet les factures signées, associées aux bons de mission, à la direction des ressources humaines
    - Assure un suivi mensuel financier des dépenses
 
Activité occasionnelle :
 * Secrétariat (en l’absence de l’assistante de la direction des soins en charge du secrétariat) :
    - Traite et met en forme les documents, rapports et courriers
    - Réceptionne, traite et oriente les appels et messages téléphoniques
    - Organise l’agenda du Coordonnateur général des soins et de son adjoint (prise de rendez-vous, réservation des salles de réunion…)
    - Réalise un accueil physique des personnes se présentant à la direction des soins et répond à leurs demandes.