Missions du poste :

Assurer le secrétariat médical et administratif de l'hôpital de Jour de Malakoff et réaliser différentes tâches favorisant la 
gestion pratique de celui-ci. 




Activités permanentes : 

- Accueil physique et téléphonique des patients et de leurs accompagnants
- Frappe, mise en forme de différents documents (courrier, lettre de liaison).
- Prise, modification et annulation des rendez-vous médicaux (Gestion de l'agenda des médecins). 
- Prendre note des différentes informations transmises par les patients et transmission à l'équipe.
- Lors d'absence de soignant, prévenir les patients.
- Prise en charge des demandes d'admissions (1er contact, rendez-vous)
- Constituer le dossier administratif du patient et transmettre les documents nécessaires au service des admissions.
- Assurer une liaison avec les curateurs/ tuteurs afin de récolter les documents des patients sous mesure de protection juridique.
- Vérifier les éléments d'identité selon la procédure d'idenditovigilance.
- Tenue et mise à jour du tableau « suivi des patients ».
- Création et diffusion d'affichage à destinations des usagers (sorties, repas, activités…).
- Dans le logiciel de facturation CPAGE : les mouvements journaliers de l'hôpital de jour
- Demande d'intervention/travaux et suivi aux services supports du groupe hospitalier (téléphonie, hotline, techniques…)
- Saisie des actes médicaux sur le dossier patient informatisé (DXcare)
- Suivi du budget thérapeutique alloué au service en collaboration avec le cadre de santé (dépôt des preuves d'achat à la régie de Villejuif)
- Rédaction et suivi des bons de commandes en lien avec le budget thérapeutique en collaboration avec le cadre de santé
- Recenser et envoyer au service de la régie les demandes de référencement de nouveaux fournisseurs et s'assurer du suivi de celles-ci 

- Envoyer un tableau mensuel de suivi des journées de présence des patients à l'HDJ au service des frais de séjour




Activités ponctuelles :
- Etablir sous couvert du cadre des procédures visant à améliorer l'organisation interne.
- Edition du planning annuel de l'équipe 
- Réalisation de certificats médicaux 
- Commandes diverses (timbres, cartouches, ordonnanciers, bons de de transports, carton de rendez-vous, cahier journaliers, tampons, fournitures, café, papier). 
- En l'absence de l'ASH : commande et validation de matériel à usage unique (hygiène).
- Remplacement des secrétaires pendant leur absence sur les autres structures du secteur (CMP Malakoff, CMP Montrouge et intra-hospitalier si nécessaire). 
- Aider le cadre à organiser les réunions internes (date, ordres du jour, prise de note, compte-rendu)




Horaire :

Du lundi au vendredi : 9h – 16h36 

Département du lieu de travail : 92
Ville : Malakoff
Temps de travail hebdomadaire : Temps plein