Au coeur de la Direction du Patrimoine et des Services Généraux, vous soutiendrez le Directeur, son adjointe, ainsi que les chefs de services et les chefs de projets immobiliers dans la gestion administrative, comptable, juridique et contractuelle de leurs activités. Vous aurez pour missions :

Gestion Administrative et Suivi des Dossiers

Assurer le support administratif des chefs de projets immobiliers et des chefs de service

Mettre à jour les différents documents et listings liés à l'activité : parc immobilier, courriers suivis, autorisations administratives, etc.

Actualiser et suivre les échéances des contrats (fournitures, services...).

Contribuer à la rédaction du rapport annuel d'activité de la DPSG.

Suivi des Activités et des Indicateurs

Élaborer des tableaux de bord des activités et des consommations (énergie, eau).

Communication et Organisation

Accueillir physiquement et téléphoniquement les interlocuteurs internes et externes.

Organiser des réunions, gérer les réservations de salles et diffuser les informations pertinentes.

Rédiger des notes de services pour une communication fluide.

Gestion Comptable et Budgétaire

Suivre les aspects administratifs des dossiers de sinistres en lien avec la DAFA (direction des affaires financières et des achats).

Gérer le suivi des budgets et des inventaires d'équipements.

Gérer les commandes de fournitures et des abonnements pour la DPSG.

Gestion Administrative du Personnel

Suivre les formations et habilitations du personnel en lien avec la DRH.

Suivre la planification des entretiens professionnels et des astreintes techniques.

Gérer les absences via le logiciel de gestion des temps.

Qualité et Optimisation des Processus

Piloter la mise à jour régulière de l'organisation numérique des documents.

Contribuer à l'évolution des procédures et à l'élaboration de processus fonctionnels.

Missions Ponctuelles

Participer aux inventaires et à la gestion des événements internes de la DPSG.

Département du lieu de travail : 69
Ville : Lyon