Secrétaire d'école paramédicale
Publié le 10/01/2011
Il n'existe pas de formation spécifique à cette fonction. C'est un métier à part entière. Une secrétaire d'institut de formation doit très souvent apprendre son travail « sur le terrain ». Du fait d'une grande diversité des tâches, il faut plusieurs mois, voir années, pour maîtriser chaque mission et surtout devenir polyvalente et autonome.
Le grade le plus représenté dans cette fonction est agent/adjoint administratif (plus de 90%) quelques rares personnes sont secrétaires médicales ou adjoints des cadres. La secrétaire doit faire preuve de discrétion (secret professionnel), de patience, d'adaptabilité, de créativité, de rigueur, de méthode, d'anticipation et surtout une grande organisation (savoir gérer plusieurs tâches en même temps tout en respectant les échéances !).
Elle doit parfaitement maîtriser l'outil informatique.
Elle est en relation permanente avec le public extérieur, les étudiants et élèves, les formateurs, le directeur de l'institut, les intervenants extérieurs mais aussi les différents interlocuteurs des établissements de santé partenaires (notamment pour les stages), les organismes financeurs (Pôle emploi, Région,...). Les secrétaires en instituts de formation doivent aujourd'hui démontrer des compétences dans différents champs d'actions.
Axe administratif
Concours : la secrétaire est l'interlocutrice principale des candidats, elle les informe, les oriente en cas de besoin (montage de dossiers financiers, formation préparatoire...). Elle s'occupe de traiter les dossiers, mettre en place les épreuves avec le directeur (convocations candidats, jurys...) et finaliser par la gestion des résultats (envoi et gestions des inscriptions définitives en formation).
Inscriptions : Une fois le concours achevé, la secrétaire est chargée de faire appliquer les conditions d'entrée aux étudiants et élèves (visite médicale, vaccinations, paiement des droits d'inscriptions universitaires, affiliation à la sécurité sociale étudiantes...)
Dossiers d'évaluation continue : Chaque étudiant et élève détient à l'institut un dossier d'évaluation continue dans lequel sont archivées ses feuilles de stages et les récapitulatifs de notes de chaque année de formation. Ce dossier le suit jusqu'à l'obtention du Diplôme d'Etat. C'est à la secrétaire de veiller à ce qu'il soit complet et le reflet exact de la formation de l'étudiant/élève. Dorénavant, avec le nouveau programme infirmier, le portfolio est détenu par l'étudiant mais il reste une partie conservée à l'Institut et géré par le secrétariat.
La secrétaire est également chargée de la taxe d'apprentissage, des dossiers d'accidents de travail des étudiants / élèves, du paiement des indemnités de stage et kilométriques des étudiants, des paiements des intervenants...
L'axe « pédagogique » et législatif ou connaissance des référentiels de formation
A l'heure actuelle, la secrétaire d'école paramédicale doit se tenir plus que jamais informée des modifications apportées aux principaux textes des formations. La formation aide-soignante ayant été modifiée en 2005 et infirmière en 2009. Cela implique dans la plupart des cas une réorganisation de son fonctionnement. Elle doit pouvoir s'informer, s'approprier, appliquer, expliquer et informer un très grand nombre d'interlocuteurs différents (candidats, étudiant, élèves, professionnels, ...).
Une utilisation de logiciel appropriés à la formation est nécessaire (apprendre, maîtriser, saisir, ...). Une grande partie des IFSI et IFAS en France sont dotés de logiciels adaptés à la formation. Elle est le souvent le maillon central de son utilisation (interface entre les plateformes d'assistance et les formateurs !)
L'axe social
La secrétaire d'IFSI-IFAS est chargée principalement de l'accueil, des relations publiques mais aussi des relations entre l'institution et les services de soins des établissements de santé partenaires où les étudiants et élèves vont en stage. C'est encore plus vrai depuis la sortie du nouveau programme infirmier !
Elle permet aux étudiants et élèves d'avoir un point d'écoute en cas de soucis lors de leur formation. En cas de problèmes d'ordre financiers, elle peut saisir différents contacts pour faciliter les démarches de l'étudiant / élève. Elle s'occupe également de la gestion des demandes de Bourses Régionales.
Le positionnement dans l'équipe
La secrétaire est le "pilier central" de l'institut... autour duquel gravitent les étudiants/élèves, les candidats, les formateurs, mais aussi le directeur, les interlocuteurs des autres établissements partenaires (santé, financiers et autres...). Elle fait les liens entre chaque partie ou les complète.
Elle permet également une meilleure utilisation des outils informatiques en complétant l'apprentissage des formateurs que ce soit au niveau logiciel, bureautique... La secrétaire travaille en étroite collaboration avec le Directeur de l'Institut.
Le tutorat
Il arrive que certain institut accueille des élèves actuellement scolarisés afin de leur permettre de découvrir le monde du travail, notamment les bacs Pro de secrétariat. Un travail de tutorat est alors mis en place entre la secrétaire en place et le stagiaire. Un bilan de stage est réalisé en collaboration avec l'enseignant, la secrétaire et l'élève.
En conclusion, ce métier est un métier à part entière. Il n'y a malheureusement pas de formation adaptée pour devenir Secrétaire d'IFSI-IFAS. C'est par la multiplication des contacts, la curiosité, l'organisation que l'on apprend. Ce poste est très riche en expériences, tâches très diversifiées ce qui le rend très intéressant. Par contre très peu de reconnaissance doit être attendue, tant au niveau fonction que salariale (env. 1350 euros net mensuel).
Valérie DUPIRE Secrétaire IFSI IFAS CH Lannion VDupire@ch-lannion.fr
Paris, 6 juillet 2010